Coordinateur back-office enveloppe du bâtiment

Energy Protect – Isolation | Rénovation de toiture | Châssis & portes

Pour soutenir la croissance de notre département Enveloppe du bâtiment, nous recherchons un profil solide et rigoureux pour le poste de coordinateur back-office.

Au sein de ce département, nous réalisons des projets de rénovation dans toute la Belgique, en isolation, rénovation de toiture, châssis et portes.

En tant que coordinateur back-office, vous êtes le point central entre le client, l'équipe commerciale, l'équipe presales, les conducteurs de chantier et nos services internes. Dès qu'un commercial a encodé un dossier vendu dans le CRM, vous prenez le relais pour le suivi administratif et opérationnel.

Vous rapportez directement au COO.

Vos responsabilités

Vous êtes responsable de l'ensemble du back-office et de la coordination administrative de nos projets d'enveloppe du bâtiment :

  • Vous reprenez chaque dossier vendu dès que l'équipe commerciale l'a encodé dans le CRM et vérifiez que toutes les informations nécessaires sont présentes.
  • Les contrôles techniques sont planifiés par notre équipe presales. Vous assurez ensuite le suivi et veillez à ce que les résultats soient traités correctement et à temps.
  • Avec les conducteurs de chantier, vous vérifiez que ce qui a été vendu est techniquement correct et réalisable, et que les éventuelles adaptations sont correctement traitées.
  • Vous suivez les modifications et extensions de commande et vous assurez que l'accord du client a toujours été obtenu.
  • Vous suivez l'ensemble du planning des chantiers et garantissez un encodage correct et à jour dans le CRM.

La coordination de nos chantiers combinés est une part importante de votre fonction. Lorsque plusieurs travaux sont réalisés chez un même client (par exemple une rénovation de toiture, une isolation de façade par l'extérieur et des châssis et portes), vous veillez à ce que les différents conducteurs de chantier accordent au mieux leur planning et leur exécution.

Vous garantissez le bon ordre des travaux, signalez les éventuels conflits de planning et faites en sorte que les différents départements travaillent comme une seule équipe face au client.

En outre :

  • vous vous chargez de la commande des matériaux et en assurez le suivi jusqu'à leur livraison correcte et ponctuelle sur chantier ;
  • vous assurez la gestion du stock et l'enregistrement correct des matériaux ;
  • vous suivez les délais d'exécution de nos chantiers et signalez les écarts de manière proactive ;
  • vous gérez et rassemblez les documents de primes nécessaires pour nos clients, et vous assurez que ces dossiers sont administrativement corrects et complets ;
  • vous vous occupez des déclarations ONSS nécessaires pour nos chantiers et contrôlez qu'elles sont faites correctement et dans les délais ;
  • vous faites en sorte que les chantiers terminés puissent être clôturés administrativement de façon rapide et correcte ;
  • avec le service facturation, vous veillez à ce que les acomptes, les travaux réalisés, les travaux supplémentaires et les décomptes finaux soient facturés rapidement et correctement ;
  • vous ne facturez pas vous-même, mais suivez activement l'avancement de la facturation ;
  • vous participez au suivi des paiements en attente et contribuez à réduire au maximum l'encours clients ;
  • vous signalez à temps les points bloquants et les retards aux collègues concernés et au COO.

Votre profil

Nous cherchons quelqu'un qui peut apporter structure, vue d'ensemble et rapidité dans un environnement où, chaque jour, de nombreux chantiers se trouvent en même temps à des stades différents.

Vous êtes très solide sur le plan administratif, mais vous avez aussi une affinité technique suffisante pour comprendre des dossiers de construction et de rénovation. Vous voyez par vous-même quand quelque chose manque ou risque de mal tourner, et vous agissez avant que cela ne devienne un problème.

En outre :

  • vous parlez et écrivez couramment le néerlandais et le français ;
  • vous travaillez de manière très précise et structurée ;
  • la planification, l'organisation et le suivi sont vos points forts ;
  • vous communiquez aisément avec les clients, l'équipe commerciale, les conducteurs de chantier et les services internes ;
  • vous osez interpeller vos collègues lorsque des actions ou des informations manquent ;
  • vous savez fixer vos priorités de manière autonome ;
  • vous avez une affinité avec la construction, la rénovation ou les services techniques ;
  • vous avez l'habitude de travailler avec des systèmes CRM et de planification ;
  • vous gardez une vue d'ensemble, même lorsque des dizaines de dossiers doivent être suivis en parallèle.

Votre rôle chez Energy Protect

Vous êtes bien plus qu'un collaborateur administratif. Vous êtes le pivot administratif de notre département Enveloppe du bâtiment.

L'équipe commerciale s'occupe de la vente, l'équipe presales de la planification des contrôles techniques et nos conducteurs de chantier de l'exécution technique. C'est vous qui faites en sorte que tous les maillons s'enchaînent parfaitement.

Du contrôle technique au planning, de la commande de matériaux au chantier combiné, et de l'exécution à la facturation et au paiement : vous faites avancer les dossiers et rien ne passe entre les mailles du filet.

Vous contribuez ainsi directement à des délais plus courts, des chantiers bien organisés, des clients satisfaits, une facturation rapide et un encours clients réduit.

Notre offre

Vous rejoignez une organisation en pleine croissance, où vous occupez une fonction centrale avec de vraies responsabilités et beaucoup d'autonomie.

Vous rapportez directement au COO et avez la liberté de repérer vous-même des points d'amélioration et de faire des propositions pour professionnaliser davantage notre planning, nos processus et notre collaboration interne.

Une fonction pour quelqu'un qui aime garder une vue d'ensemble, prendre ses responsabilités et faire avancer des dossiers de rénovation complexes, de la vente jusqu'au paiement.

Vous vous reconnaissez dans ce profil ? Laissez vos coordonnées et votre CV via le formulaire. Nous vous recontactons rapidement.

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Un premier screening se fera toujours par téléphone. Attendez-vous donc à un petit coup de fil !

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Entretien de présentation

Si nous voyons une correspondance, nous planifierons un entretien exploratoire dans nos bureaux. Cela vous permet de faire notre connaissance et vice versa.

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Test & présentation

Si vous avez laissé une bonne impression et que vos compétences correspondent à ce que nous recherchons, nous organiserons un test. Vous pourrez ensuite présenter les résultats de ce test à notre CEO.

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Proposition & contrat

Si tout se passe bien et qu’il y a une correspondance à 100 % entre vous et nous, nous pourrons discuter de la rémunération et passer à la signature de votre contrat.

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